Planificación De Eventos Corporativos - 15 Consejos Profesionales Para Planificar Su Evento Corporativo

Uno de los eventos más difíciles de planificar para la mayoría de la gente es un evento corporativo. Incluso los eventos más pequeños, para menos de un par de cientos de personas, pueden ser un verdadero reto si no se es un planificador de fiestas profesional. Sin embargo, aquí hay quince consejos que puede utilizar para que su fiesta o evento corporativo sea un éxito:

Consejo Nº 1 Tómese siempre el tiempo necesario para planificar con antelación. Si vas a alquilar un lugar especial como Grupo Monico, debes asegurarlo con la mayor antelación posible. Algunos lugares pueden reservarse incluso con un año de antelación. Si encuentra el lugar con antelación y hace un depósito, se asegurará de conseguir el lugar que desea.

Consejo Nº 2 Cuando planifiques un evento de empresa, establece un presupuesto de trabajo muy estricto y asegúrate de tener dinero extra para los gastos imprevistos. Puede estar seguro de que cada evento tendrá algunos gastos inesperados; es simplemente parte de la planificación de un evento.

Consejo Nº 3 Si tienes contratos, acuerdos, listas o esquemas de distribución de asientos, asegúrate de guardar copias adicionales en caso de que se extravíen o pierdan. Copiarlos es muy sencillo y rápido y puede ahorrarte mucho tiempo si pierdes tus planes.

Consejo Nº 4 Asegúrate de enviar tus invitaciones al menos 3 o 4 semanas antes del evento. Además, asegúrate de pedir a tus invitados que confirmen su asistencia para saber cuántos asistirán.

Consejo Nº 5 Si va a crear un cuadro de asientos para su evento, puede configurarlo al azar o trabajar con otra persona de su empresa para idear el mejor escenario posible.

Consejo Nº 6 Si quiere que su evento tenga una buena asistencia, es una buena idea programarlo a principios de la semana o muy lejos de cualquier festividad importante. La gente tiende a irse de vacaciones durante los días festivos y suele tener planes los fines de semana, lo que hace que los viernes y los sábados sean malos días para celebrar un acto empresarial.

Consejo Nº 7 Es importante saber cuándo utilizar un tema y cuándo no. Una fiesta de cumpleaños infantil es un momento apropiado para utilizar un tema, mientras que un evento corporativo requiere menos tema y más elegancia simple que otra cosa.

Consejo Nº 8 Cuando tengas un evento de negocios, mantén la música suave y quédate con algo que todos puedan disfrutar.

Consejo Nº 9 Si va a necesitar equipos como micrófonos, proyectores, altavoces, una cámara de vídeo, etc., haga una lista de las cosas que va a necesitar y asegúrese de tener a alguien en el lugar que pueda solucionar cualquier problema técnico que pueda surgir durante el evento.

Consejo Nº 10 Cuando planifiques un evento, especialmente uno de gran envergadura, haz planes de emergencia y de contingencia en caso de desastre, enfermedad o cualquier otra emergencia.

Consejo Nº 11 Es importante tener en cuenta las adaptaciones especiales que necesitarán los asistentes discapacitados. Si no sabe qué necesitará alguien, simplemente pregúntele. Se alegrarán de que te hayas preocupado por preguntar y entenderán que no tenías otra forma de obtener la información.

Consejo Nº 12 Cuando necesites entretenimiento para tu evento, asegúrate de que es apropiado y no tiene contenido ofensivo. Los magos son siempre una gran elección para los eventos corporativos porque pueden aportar risas y asombro al evento sin ofender a nadie en la multitud. Sea cual sea el tipo de entretenimiento que elija, asegúrese de obtener referencias de otras empresas.

Consejo Nº 13 Si su evento va a durar más de dos horas, sus invitados esperarán comer un tentempié como mínimo. Si su evento dura más de cuatro horas, debería tener una comida. En todo momento, debe tener al menos agua y café a disposición de sus invitados.

Consejo Nº 14 La comunicación es una de las principales claves del éxito de un evento. Si utiliza proveedores, asegúrese de que tienen instrucciones muy claras y específicas de lo que espera de ellos.

Consejo Nº 15 Siempre que planifique un evento, asegúrese de tener en cuenta aspectos como el transporte, el aparcamiento, etc. Lo último que quieres es que tus invitados tengan que caminar mucho para llegar al evento o que se pierdan el evento por completo porque no pudieron encontrar un lugar para estacionar.